¿Cuánto tiempo se ha de guardar la documentación de una Comunidad?¿Puede guardarse en formato electrónico?

Planteamiento
¿Cuánto tiempo se ha de guardar la documentación de una Comunidad, tales como facturas de suministros, etc.?
¿Dicha documentación se puede guardar en formato electrónico?

Respuesta
La LPH hace referencia a la obligación de conservar las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones, pero aunque no se mencione expresamente, se desprende que dentro de las funciones del secretario se encuentra el deber de custodiar toda la documentación de la comunidad, entre la que se encuentran también las facturas de los suministros, servicios, etc.
No obstante, hay que analizar caso por caso, pues los documentos, dependiendo de su clase, se sujetan a especialidades en el tiempo o plazo de custodia. Así, según señala el art. 19.4 LPH "las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones" se conservarán durante 5 años. Fuera de estos casos, habrá que ver cada supuesto.
Hay que tener en cuenta que dado que el plazo de prescripción de las obligaciones contractuales es de 15 años (art. 1964 CC) por lo que habrá documentación que será conveniente guardar durante este tiempo (por ejemplo, un contrato o una factura deberá conservarse durante dicho plazo de 15 años, y no el de 5 años, pues no se trata de documentos de los señalados en el art. 19.4 LPH).
La Seguridad Social también exige unos plazos concretos, y así considera una infracción no conservar durante 4 años los documentos que acreditan el cumplimiento de las obligaciones en materia de afiliación, altas, bajas o variaciones de datos, o los registros o soportes informáticos en que se hayan transmitido; los documentos justificativos de la inscripción del empresario; el documento de asociación para la protección de las contingencias profesionales y, en su caso, de la opción por la cobertura de la prestación económica por incapacidad temporal; el documento de afiliación; los partes de alta y baja, y las comunicaciones de variaciones de datos.
Asimismo, habrá de conservarse durante igual plazo, so pena de igual infracción, copia de los documentos de cotización, debidamente diligenciada por la oficina recaudadora, durante ese plazo mínimo de 4 años, salvo que transmita dicha documentación por medios informáticos, en cuyo caso se conserva sólo el boletín de cotización. También alcanza dicho plazo a los recibos justificativos del pago de salarios (nóminas). Esto es, los recibos de salario expedidos se deben archivar y conservar por las empresas, junto con los boletines de la cotización de la Seguridad Social, durante ese período mínimo, a fin de permitir las comprobaciones oportunas (así se desprende del art.21 Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social).